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Organisationsverschulden II, oder: Wie regelt man die Urlaubsvertretung richtig?

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Die zweite Entscheidung am heutigen Samstag behandelt dann ebenfalls eine Problematik aus dem Bereich der Wiedereinsetzung im Zivilverfahren. Sie passt ganz gut in die Jahreszeit. Es geht im BGH, Beschl. v. 13.07.2016 – IX ZB 110/16 – nämlich um die ordnungsgemäße Organisation der Vertretung des Rechtsanwalts während des Urlaubs. Ergangen ist der Beschluss in einem Verfahren, in dem auf Zahlung anwaltlicher Gebühren in Höhe von 36.294,52 € geklagt wurde. Das LG hat die Klage durch Urteil vom 09.06.2016, das der Klägerin am 15.06.2016 zugestellt worden ist, abgewiesen. Gegen dieses Urteil hat die Klägerin am 07.07.2016 Berufung eingelegt. Der bei der Prozessbevollmächtigten der Klägerin sachbearbeitende Rechtsanwalt S. hat am 01.08.2016 den weitgehend fertiggestellten Entwurf einer Berufungsbegründung mit der Bitte um Verfeinerung und Verfestigung Rechtsanwalt G. als zuständigem Dezernenten übermittelt. Am 05. oder 06.08.2016 hat sich Rechtsanwalt G. telefonisch bei Rechtsanwalt S. mit Rücksicht auf dessen am 08.08.2016 beginnenden dreiwöchigen Erholungsurlaub nach den erforderlichen Anpassungen erkundigt. Im Anschluss hat Rechtsanwalt S. die für ihn tätige Büroangestellte W. angewiesen, ihn rechtzeitig vor Fristablauf am 15.08.2016 an die Frist der Berufungsbegründung zu erinnern. Am 16.08.2016 ist in der Kanzlei der Klägerin festgestellt worden, dass die bis zum 15.08.2016 laufende Berufungsbegründungsfrist versäumt worden ist. Am 19.09.2016 hat die Klägerin in Verbindung mit der Berufungsbegründung einen Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gestellt.

Das OLG hat den Wiedereinsetzungsantrag zurückgewiesen und die Berufung als unzulässig verworfen. Das hat beim BGH gehalten:

“Der Klägerin kann Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nicht gewährt werden, weil die Versäumung der Berufungsbegründungsfrist auf einem ihr zuzurechnenden (§ 85 Abs. 2 ZPO) Verschulden ihrer Prozessbevollmächtigten beruht (§ 233 Satz 1 ZPO). Die Büroorganisation der Prozessbevollmächtigten der Klägerin genügte in Vertretungsfällen nicht den insoweit zu beachtenden rechtlichen Anforderungen. Außerdem fehlte es an einer Einzelanweisung der mit der Sache befassten Rechtsanwälte S. und G. , bei deren Befolgung das Fristversäumnis vermieden worden wäre…..

bb) Innerhalb des Büros der Prozessbevollmächtigten der Klägerin war nicht sichergestellt, dass in Vertretungsfällen Fristsachen einem zuständigen Rechtsanwalt rechtzeitig vorgelegt werden.

(1) Die Klägerin hat zur Büroorganisation ihrer Prozessbevollmächtigten folgendes vorgetragen: Der sachbearbeitende Rechtsanwalt habe Fristsachen grundsätzlich vor Urlaubsantritt zu erledigen. Kurzfristig eingehende Fristsachen seien Rechtsanwalt G. als Dezernatsleiter zwecks Auswahl des Sachbearbeiters vorzulegen. Die Vertretung in Terminsachen werde abgesprochen und dadurch vor Urlaubsantritt ein Vertreter bestimmt, so dass betroffene Termine in den Kalender des Vertreters umgetragen würden.

(2) Diese organisatorischen Abläufe sind nicht geeignet, in Vertretungsfällen eine rechtzeitige Vorlage der Akten an einen verantwortlichen Rechtsanwalt und damit die Fristwahrung zu gewährleisten, wenn – wie im Streitfall – der ursprünglich sachbearbeitende Rechtsanwalt eine Terminsache vor seinem Urlaubsantritt nicht abschließend erledigt. In einer derartigen Gestaltung sieht die Organisation der Prozessbevollmächtigten der Klägerin keine allgemeinen Vertretungsregeln vor. Vielmehr hätte, weil es sich nicht um eine kurzfristig eingehende Fristsache handelte, eine Absprache über die Vertretung erfolgen und der Termin im Kalender des Vertreters eingetragen werden müssen. Bei dieser Sachlage konnte die Frist nicht mit Hilfe der allgemeinen Kanzleiorganisation, sondern nur auf der Grundlage einer Verständigung zwischen den Anwälten und einer entsprechenden Einzelanweisung an das Büropersonal gewahrt werden. Die bloße Erinnerung der Mitarbeiter an den Fristablauf durch das von der Prozessbevollmächtigten der Klägerin eingesetzte Datenverarbeitungspro-gramm war zur Fristwahrung nicht geeignet, weil entgegen dem Rechtsbe-schwerdevorbringen keine Anweisung an das Büropersonal ergangen war, im Falle der Abwesenheit des sachbearbeitenden Anwalts den Vorgang einem anderen Anwalt vorzulegen (BGH, Beschluss vom 13. November 2007 – X ZR 100/07, GRUR 2008, 280 Rn. 5). Die zentrale Erfassung der Fristen kann einem Fristversäumnis nur vorbeugen, wenn – woran es hier fehlt – das Personal dahin instruiert wird, die Sache im Falle der Abwesenheit des sachbearbeiten-den Anwalts einem anderen Anwalt vorzulegen.”

Organisationsverschulden I, oder: Die wirksame Ausgangskontrolle fristwahrender Schriftsätze

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Im Kessel Buntes befinden sich dann heute zwei Entscheidungen des BGH aus dem Zivilbereich, und zwar zur Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nach Versäumung der Berufungsbegründungsfrist. Zunächst stelle ich den BGH, Beschl. v. 27.06.2017 – VI ZB 32/16 – vor. Ergangen ist er in einem Verfahren, in dem wegen fehlerhafter ärztlicher Behandlung auf Ersatz materiellen und immateriellen Schadens geklagt wird. Das LG hat die Klage abgewiesen. Das Urteil ist der Klägerin am 03.03.2016 zugestellt worden. Hiergegen hat sie rechtzeitig Berufung eingelegt. Die Frist zur Begründung der Berufung ist am 04.07. 2016 abgelaufen. Mit Schriftsatz vom 04.07.2016 hat der Prozessbevollmächtigte der Klägerin die Berufung begründet. Der an das OLG adressierte Schriftsatz ist am selben Tag per Telefax beim LG und am 06.07.2016 beim OLG eingegangen. Nach einem Hinweis des OLG hat der Prozessbevollmächtigte der Klägerin mit am 13.07.2016 eingegangenem Schriftsatz Wiedereinsetzung in den vorigen Stand wegen Versäumung der Frist zur Be-gründung der Berufung beantragt. Er hat ausgeführt, er habe die Berufungsbegründung diktiert und dabei die zutreffende Faxnummer des Oberlandesgerichts angegeben. Diese Faxnummer habe die zuständige Kanzleimitarbeiterin in den Entwurf der Berufungsbegründung übernommen. Bei der Übertragung des korrigierten Entwurfs auf den Briefbogen der Kanzlei habe die Mitarbeiterin – der allgemein erteilten Anweisung entsprechend – überprüfen wollen, ob die richtige Faxnummer angegeben sei, und habe in der Handakte geblättert. Hier sei sie auf ein Fristverlängerungsgesuch vom 26.04.2016 gestoßen, in dem eine andere Faxnummer – die des LG – enthalten gewesen sei. Sie habe daraufhin diese Faxnummer in die Berufungsbegründung übernommen. Es bestehe eine allgemeine Arbeitsanweisung in der Kanzlei, dass bei der Versendung fristwahrender Schriftsätze per Telefax ein Sendebericht zu erstellen sei und eine Überprüfung zu erfolgen habe, dass die richtige Faxnummer eingegeben und der Schriftsatz an das richtige Gericht vollständig übertragen worden sei.

Dem OLG hat das für eine Wiedereinsetzung nicht gereicht. Und dem BGH dann auch nicht. Der stellt in den Leitsätzen seiner Entscheidung fest:

  1. Der Rechtsanwalt genügt seiner Pflicht zur wirksamen Ausgangskontrolle fristwahrender Schriftsätze nur dann, wenn er seine Angestellten anweist, nach einer Übermittlung per Telefax anhand des Sendeberichts zu überprüfen, ob der Schriftsatz vollständig und an das richtige Gericht übermittelt worden ist.
  2. Die Kontrolle des Sendeberichts darf sich grundsätzlich nicht darauf be-schränken, die auf diesem ausgedruckte Faxnummer mit der zuvor aufgeschriebenen, etwa in den Schriftsatz eingefügten Faxnummer zu vergleichen. Vielmehr muss der Abgleich anhand einer zuverlässigen Quelle vorgenom-men werden, aus der die Faxnummer des Gerichts hervorgeht, für das die Sendung bestimmt ist.
  3. Der Rechtsanwalt hat seine organisatorischen Anweisungen klar und unmissverständlich zu formulieren.

Zu 3. heißt es dann im Beschluss:

“Der Rechtsanwalt hat seine organisatorischen Anweisungen klar und unmissverständlich zu formulieren, weil nur so die Wichtigkeit der ein-zuhaltenden Schritte in der gebotenen Deutlichkeit hervorgehoben wird (vgl. Senatsbeschluss vom 26. Juli 2016 – VI ZB 58/14, VersR 2017, 120 Rn. 9; BGH, Beschluss vom 24. Oktober 2013 – V ZB 154/12, NJW 2014, 1390 Rn. 15).

Entgegen der Auffassung der Rechtsbeschwerde ist die Anweisung der Prozessbevollmächtigten der Klägerin nicht “selbstverständlich so zu verstehen, dass die Überprüfung, ob die Nummer des richtigen Gerichts eingegeben wur-de, anhand einer zuverlässigen Quelle zu erfolgen” habe. Die Anweisung lässt vielmehr offen, wie die Eingabe der “richtigen Telefax-Nummer” und die vollständige Übermittlung an das “richtige Gericht” zu überprüfen ist. Ausweislich des Vorbringens der Klägerin und der von ihr vorgelegten eidesstattlichen Ver-sicherung der zuständigen Kanzleimitarbeiterin hat diese die erteilte Anweisung dementsprechend auch dahingehend verstanden, dass sie die richtige Ermitt-lung der Faxnummer durch einen Vergleich mit “der aus der Handakte ersichtlichen Telefax-Nummer” zu überprüfen habe. Eine derartige Kontrolle ist aber unzureichend. Den gebotenen Organisationsanforderungen genügt ein Abgleich der im Sendebericht angegebenen bzw. der in einen Schriftsatz übertragenen Faxnummer mit Angaben aus einem beliebigen Schreiben der Handakte nicht. Denn eine solche Handhabung führt dazu, dass durch nur geringen Mehrauf-wand vermeidbare Übertragungsfehler unentdeckt bleiben und damit die Gefahr entsteht, dass eine in der Praxis häufig auftretende Fehlerquelle nicht beherrscht wird (BGH, Beschluss vom 24. Oktober 2013 – V ZB 154/12, NJW 2014, 1390 Rn. 12).”

Das dürfte dann ein Haftpflichtfall sein/werden.

Die zu früh gelöschte Frist – das könnte ins Auge gehen

Im Strafverfahren haben Fristversäumnisse der Rechtsanwalts/Verteidigers ja nicht die fatalen Folgen, die sie in anderen Verfahren haben, da dem Angeklagten/Beschuldigten in der Regel Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gewährt wird. Aber dennoch sollte man doch gelegentlich auch mal auf die Fragen ein wenig Aufmerksamkeit richten, da es ja schon auch Bereiche gibt, in denen dem Mandanten das Verschulden seines Rechtsanwalts zugerechnet wird. Von daherr ist der in einem Zivilverfahren ergangene Beschluss des OLG Bremen v. 31.08.2010 – 3 U 41/10 – ganz interessant. Da heißt es:

“Zur Organisationspflicht gehört es auch, eine Ausgangskontrolle zu schaffen, die ausreichende Gewähr dafür bietet, dass fristwahrende Schriftstücke nicht über den Fristablauf hinaus im Büro liegen bleiben. Zu der hiernach geforderten Endkontrolle gehört die Anweisung, Fristen erst dann zu löschen, wenn das fristwahrende Schriftstück tatsächlich gefertigt und abgesandt ist oder zumindest “postfertig” vorliegt (Musielak/Grandel, ZPO, 7. Aufl., 2009, § 233 RN 24 m.w.N.). Soll der fristwahrende Schriftsatz per Telefax übermittelt werden, so erfordert eine wirksame Endkontrolle fristwahrender Maßnahmen, dass die jeweilige Frist erst gelöscht wird, wenn ein von dem Telefaxgerät des Absenders ausgedruckter Einzelnachweis vorliegt, der die ordnungsgemäße Übermittlung belegt (Musielak/Grandel, ZPO, 7. Aufl., 2009, § 233 Rn 49; BGH, NJW 2007, 2778 m.w.N). Dies gilt auch dann, wenn -wie im Streitfall- eine konkrete Einzelanweisung an das Büropersonal zur rechtzeitigen Übermittlung des Schriftsatzes per Telefax an das Gericht erteilt worden ist (BGH, a.a.O).”

Also: Aufgepasst und die Frist nicht zu früh gelöscht. Das könnte sonst ins Auge gehen.